Kalender

Översikt

Kalendern i ServIT eHelpdesk styr när er kundtjänst är öppen. Detta gäller kontaktytor som sker i "realtid", dvs telefonkö och chatt.

Grundinställningar

I grunden lägger ni upp de öppettider som gäller vardagar och helger. I systemet läggs alltid in en grundkalender som innebär att röda dagar (helgdagar) alltid är stängda (om inget annan anges). Dessa helger visas längst ner på kalendersidan som "Generella helger".

Avvikelser

Alla inställningar av öppettider utöver grundinställningarna (ovan) kallas avvikelser. Det kan t.ex. gälla lunchstängt, tidigare stängningstid på fredagar, eller extraöppet en kväll i veckan etc. En Avvikelse skapas via länken "Lägg till" i rutan för "Avvikelser" på kalendersidan. För en avvikelse anger man först om man vill lägga till en avvikelse som innebär stängt eller öppet på andra tider än det som anges som grund. Sedan fyller man i villkoren för att avvikelsen skall inträffa. Observera att samtliga ifyllda värden måste matchas för att avvikelsen skall gälla. Har man flera avvikelser gäller det att dom testas uppifrån och ner. Den första rad som uppfyller villkoren används (och dess kalender-status gäller). Detta är viktigt att tänka på om flera avvikelser kan vara uppfyllda samtidigt.

Egen ljudfil vid avvikelse för stängt

Man kan på ett enkelt sätt koppla en egen ljudfil till en avvikelse som stänger en kö. Först spelar man in ljudfilen som man vill använda på vanligt sätt. Sedan väljer man avvikelse Stängt och vilken ljudfil som skall spelas under tiden denna avvikelse gäller. Det kan t.ex. användas när man stänger tillfälligt för möte/konferens, eller vid andra tillfällen som lunchstängt etc.

Idag finns denna funktion inte för kunder med flera olika språk aktiva

Olika kalendrar

Det finns alltid en grundkalender för systemet som gäller alla köer om inget annat sägs. Om man har flera köer, t.ex. en för telefoni och en för chatt så kan man ha olika öppettider. Detta aktiveras genom att man kryssar i rutan "Egen kalender" för den/de köer som skall ha en kalender som avviker från de "normala" öppettiderna. Har man gjort detta så finns ett val på kalendersidan där man kan välja vilken av de befintliga kalendrarna man vill se/ändra.

Utskriftsvänlig version